Действия кассира при обнаружении недостачи или излишка в конце дня
Что такое чек коррекции и в каких случаях его пробивают
Фискальный чек коррекции на ККТ — это документ, который формируют для исправления несовпадений остатка по отчету и фактического остатка в кассе. Важное правило: корректировка допускается только в случае кассовых излишков. Если по окончании смены кассир обнаружил недостачу, коррекцию делать запрещено.
Когда кассир корректирует излишки, он формирует корректировочный кассовый документ, составляет акт и пишет объяснительную. Копии этих бумаг необходимо передать в налоговую — для разъяснения кассовых расхождений, образования излишков и их дальнейшей корректировки.
Операционная коррекция чека в онлайн-кассе проводится только в двух случаях:
- ошибка (опечатка) кассира;
- механический сбой кассового аппарата или массовые нарушения в работе системы.
Если кассир отвлекся и ввел неправильную сумму (например 1000 вместо 100 рублей) или же забыл выбить чековый документ при покупке, такие действия подлежат корректировке — сразу же при обнаружении или в конце дня, при закрытии смены.
Как его оформить на онлайн-кассе
Порядок проведения любой фискальной операции закреплен в Федеральном законе № 54-ФЗ от 22.05.2003. Инструкция, как сделать чек коррекции на онлайн-кассе, такова:
- Провести корректировку на контрольно-кассовой технике при обнаружении излишков. Выбить чек.
- Написать объяснительную и изложить причины образования расхождений. Объяснительную составляет кассир, который обнаружил ошибку.
- Составить акт. Все расхождения и нарушения в кассе требуют актирования. В акте указывается сумма корректировки.
- Сделать копии корректировочного кассового документа, акта и объяснительной.
Письменно уведомить Инспекцию Федеральной налоговой службы о корректировке и направить сопроводительную документацию. Документы представляют в налоговую лично, по почте (это дольше) или по электронной почте, с обязательной подписью сопроводительных файлов электронно-цифровой подписью. Если инспекция обнаружит расхождение раньше, организации грозит штраф.
Вот пример чека коррекции на онлайн-кассе в 2024 году:
Какие данные в нем указывают
Корректирующий кассовый документ составляется по тем же правилам, что и обычный, — в корректировочный чек на онлайн-кассе обязательно включают:
- идентификационный номер налогоплательщика организации или индивидуального предпринимателя;
- номер кассового аппарата;
- налоговый режим;
- место формирования;
- сумму корректировки;
- признак расчета;
- ФИО кассира.
Но есть и особенности. Когда продавец выбивает ошибочный чек на онлайн-кассе (при покупке), в нем отражаются название, количество и цена продукции. В корректировке номенклатурные сведения о продукции не указывают, достаточно только суммы исправления. Причина в том, что корректировка — не для покупателя, а для внутренней и налоговой отчетности. Кроме того, в коррекции не высвечивается QR-код: контролерам нет необходимости проверять подлинность кассового регистра.
Чем отличается корректировка от возврата
Если клиент хочет вернуть товар или только часть покупки, оформляют возврат прихода. Клиент пишет заявление о возврате, а продавец прикладывает возвратную накладную (если ведет бухучет).
Есть и другое основание: возвратный чек выбивают, когда кассир внес сумму, превышающую стоимость продукции, но обнаружил расхождение сразу. Если же излишки обнаружены позднее, проводится коррекция прихода на онлайн-кассе и формируются подтвердительные документы (акт, объяснительная).
Общие отличия корректировки от возврата прихода (кроме основания для формирования) таковы:
- фискальный признак: при исправлении это коррекция, при возврате продукции — возврат прихода;
- сумма: в возвратном указывают стоимость возвращенного товара, в корректировочном — сумму излишка по кассе;
- содержание: в коррекцию не вносят название и количество продукции, а в возврате обязательно указывают номенклатурные показатели товара.
Правила фискальных операций стандартизированы: чек коррекции при неприменении ККТ, при использовании контрольно-кассовой машины, при торговле в интернете или в розничном магазине выбивают, когда в кассе образовался излишек. Если по окончании смены в вашей кассе большая сумма, чем по документам, делайте корректировку. Если же клиент отказывается от покупки, проводите возврат.