Использование гсм во внерабочее время водителей служебных автомобилей как наказать

Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.

Стоимостное сальдо ГСМ добавляется к стоимости вновь оприходованных ГСМ. Полученное значение делится на сумму оставшихся и поступивших ГСМ в натуре. Топливо учитывается на активном счете 10/3 и списывается в дебет «затратных» счетов 20, 25, 44 и др.

В НК РФ отсутствуют жесткие указания по поводу применения фактических либо расчетных, на основе норм, данных для включения ГСМ в затраты. Для целей НУ законодательство не запрещает использовать и метод «по факту» и нормирование расходов. Документ АМ-23-Р содержит указание на то, что нормы могут использоваться и в целях НУ, с использованием данных о километраже из путевого листа (Общие положения, п.

Дело в том, что имеется позиция столичных налоговиков, согласно которой выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором. Так, в письме УФНС РФ по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1) сказано, что «выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и локальным нормативным актом (приказом) организации».

В данном письме наличие союза «и» (в отсутствие союза «или») позволяет сделать вывод, что, по мнению УФНС РФ по г. Москве, помимо приказа по организации выплата компенсации должна быть предусмотрена также и в трудовом либо коллективном договоре.
Но учитывая, что это единичное мнение и более поздних по времени разъяснений с аналогичным выводом нет, данный риск представляется незначительным.

Использование гсм во внерабочее время водителей служебных автомобилей как наказать

Основания и документы для выплаты компенсации расходов ГСМ сотруднику

Чтобы работник получал эту компенсацию, ему надо:

1. оформить факт использования им личного автомобиля в служебных целях,
2. представить или регулярно представлять работодателю документы, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ.

А теперь разберемся с каждым пунктом по порядку.

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях?

Если при приеме на работу, которая носит разъездной характер, стороны сразу договорились, что сотрудник будет ездить на собственном автомобиле, соответствующие положения надо включить в трудовой договор.

Бланк по теме:Трудовой договор с водителем-экспедиторомПосмотретьСкачать

Однако иногда необходимость использовать личный автомобиль возникает уже после его заключения.

О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта», разъясняя, что «для получения компенсации работники должны представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах».

Имеются и судебные прецеденты, которые также указывают на вероятность возникновения претензий со стороны ИФНС. Однако в обнаруженных нами решениях спор разрешался судом в пользу налогоплательщика. Так, например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 по делу № А12-15477/2011 суд согласился с аргументом организации, что для отнесения на расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено.

НДФЛ и страховые взносы

Согласно п.

1 ст.

И для этого предлагают сотрудникам, которые ездят на личном автомобиле, компенсацию за его использование (включая компенсацию за ГСМ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Нормы расхода топлива и других ГСМ для получения компенсации за ГСМ

Нередко компании и индивидуальные предприниматели, сотрудники которых используют личный автотранспорт и получают за это соответствующие компенсации, ориентируются на следующий нормативный правовой акт – Методические рекомендации “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”, которые введены в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее – Методические рекомендации N АМ-23-р).

Ссылка на них может содержаться в трудовом договоре с работником, дополнительном соглашении к нему или другом соглашении с работником.

Расход ГСМ в количестве 100 л подтвержден путевым листом, также приложенным к авансовому отчету. В налоговом учете применяется метод начисления.Посмотреть ответ

Во втором случае допустимо разрабатывать собственные бланки путевок, с учетом требований ФЗ-402 «О бухучете», однако на практике для учета и списания ГСМ часто берутся все те же унифицированные бланки.
Стоит отметить, что с 1.03.19 г. приказом Минтранса №467 в порядок заполнения ПЛ внесены изменения, к примеру, отменяется возможность заполнения одного документа на месяц, как было раньше.

ГСМ, за техобслуживание, за текущий ремонт и других расходов,

В качестве примера назовем Положение об использовании автомобилей в служебных и личных целях, утвержденное руководителем организации или предпринимателем.

В подобных ситуациях в трудовом договоре или дополнительном соглашении (соглашении), которым определяют использование личного автомобиля работника в служебных целях, можно детально не прописывать размер, условия и процедуру выплаты компенсации, а просто сослаться на такой локальный нормативный акт.

Какие документы о расходах на ГСМ представить работодателю?

Компенсацию расходов ГСМ, включая компенсацию расходов на бензин, сотруднику выплатят только после того, как он представит подтверждающие документы.

Это могут быть, например, отчеты, путевые листы, чеки АЗС, квитанции.

Нужно ли оформлять путевые листы, чтобы учитывать компенсацию в расходах

Среди некоторых специалистов бытует мнение, что для получения возможности относить в состав «принимаемых» расходов нормируемую сумму компенсации необходимо оформлять путевые листы. Верно ли данное утверждение, и с чего оно вдруг возникло, учитывая, что путевыми листами обычно подтверждаются расходы на ГСМ, но никак не выплата компенсаций?

Но использование личного автомобиля сотрудника в интересах работодателя можно подтверждать и другими документами. Минфин РФ с этим не спорит, что видно, например, из письма от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, посвященного вопросу разъяснения компенсируемых расходов водителей по использованию личного транспорта в служебных целях.

Из этого документа (совокупности документов) должно прослеживаться наличие договоренности между работодателем и работником о выплате компенсации работнику за использование им личного транспорта в служебных целях и сумма самой компенсации (либо порядок ее расчета).

Как учитывать в расходах компенсацию за использование личного автомобиля

Положения НК РФ предусматривают возможность учитывать при налогообложении прибыли компенсацию за использование сотрудником своего личного имущества в интересах работодателя. Однако сделать это можно только, к сожалению, в мизерных суммах, а именно – в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Эти нормы содержатся в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и не пересматривались с 2004 года. Конкретные суммы зависят от рабочего объема двигателя автомобиля.

Расход ГСМ можно исчислить как непосредственно по этим данным, так и по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути (нормы Минтранса, документы АМ-23-Р от 14/03/08 г., НА-51-р от 6/04/18 г.).

ВАЖНО! Образец ведомости списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Нормы носят рекомендательный характер, и, если фирма может обосновать иные цифры расхода топлива либо автомобиля, который эксплуатируется, нет в нормативных документах, законодательство подобное не запрещает.

Обоснование расхода можно оформить на основе:

• технической документации ТС;
• контрольных замеров расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформленных актами комиссии.

Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период.